The Fenfire Foundation PÖYTÄKIRJA Hallituksen kokous 23.3.2005 *** JULKINEN KAPPALE, NIMIÄ POISTETTU HENKILÖTIETOLAIN MUKAISESTI. *** Aika 23. maaliskuuta 2005 kello 14:00 Paikka Agora C301, Jyväskylä Läsnäolijat Matti Katila, puheenjohtaja Tuukka Hastrup, varapuheenjohtaja Janne Kujala, hallituksen sihteeri Antti-Juhani Kaijanaho, rahastonhoitaja-jäsensihteeri Pöytäkirjanpitäjä Antti-Juhani Kaijanaho 1 § Kokouksen avaus Matti Katila avasi kokouksen kello 14:24. 2 § Kokouksen järjestäytyminen Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Sovittiin, että pöytäkirjaa pitää poikkeuksellisesti Antti-Juhani Kaijanaho. 3 § Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen ja vahvistaminen Tarkastettiin ja vahvistettiin hallituksen edellisen kokouksen (21.3.) pöytäkirja. 4 § Jäsenasioiden järjestäminen LIITE 1: Vahvistettu rekisteriseloste LIITE 2: Ohjeet jäseneksi haluaville (suomeksi ja englanniksi) Perustettiin jäsenluettelo-jäsenrekisteri ja vahvistettiin sille liitteenä 1 oleva rekisteriseloste. Vahvistettiin liitteenä 2 oleva ohje jäseneksi haluaville. Valtuutettiin jäsensihteeri (Kaijanaho) tekemään rekisteriselosteeseen ja hakuohjeeseen teknisluontoisia korjauksia tarpeen mukaan. Määriteltiin jäsentunnuksen muoto seuraavanlaiseksi: Jäsentunnuksen pohjana on juokseva numerointi, jota täydennetään niin, että tuloksena on muodollisesti kelpo tilisiirron viitenumero. Jäsentunnuksen pohjanumerointi alkaa sadasta (100). Pohjanumero kirjoitetaan kymmenkantaiseen esitykseen, josta lasketaan numeroiden painotettu summa, kun painot ovat 7, 3, 1, ... alkaen vähiten merkitsevän numeron painosta. Tämä summa vähennetään seuraavasta tasakymmenestä ja saatu erotus kirjoitetaan pohjanumeron kymmenkantaisen esityksen perään tarkistemerkiksi. Näin saatu merkkijono on pohjanumeroa vastaava jäsentunnus. Todettiin, että perustajajäsenten, joita oli kuusi, jäsentunnukset ovat järjestyksessä 1009, 1012, 1025, 1038, 1041, 1054. Arvottiin perustajajäsenten järjestys seuraavasti: kullekin perustajajäsenelle arvottiin tietokoneen satunnaislukugeneraattorilla kaksinumeroinen luku. Jos kahdelle tai useammalle jäsenelle olisi tullut sama luku, arvonta olisi toistettu näiden osalta; näin ei kuitenkaan käynyt. Näiden lukujen nouseva suuruusjärjestys katsottiin perustajajäsenten järjestykseksi, jonka perusteella heille annettiin jäsentunnukset. Seuraavassa taulukossa on kunkin perustajajäsenen nimi, hänen arvontatuloksensa sekä hänen jäsentunnuksensa. Taulukko on järjestetty tulosjärjestyksen mukaan. ** NIMET POISTETTU JULKISESTA KAPPALEESTA ** ********************** 27 1009 ********************** 36 1012 ********************** 40 1025 ********************** 53 1038 ********************** 77 1041 ********************** 82 1054 Sovittiin, että tuleville jäsenille jäsennumerot annetaan jäseneksihaluilmoitusten saapumisjärjestyksessä. Valtuutettiin jäsensihteeri (Kaijanaho) keräämään perustajajäseniltä jäsenrekisteriin merkittävät tiedot. Otettiin hallituksen toimintaohjeeksi, että puutteellinen jäseneksihaluilmoitus pääsääntöisesti hylätään ja sellainen ilmoitus pääsääntöisesti hyväksytään, jossa on annettu jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot ja jossa hakija ilmoittaa hyväksyvänsä seuran tarkoituksen. 5 § Yhdistyksen kotisivut Annettiin Tuukka Hastrupille tehtäväksi luoda yhdistykselle kotisivut ja laittaa sisällöksi - säännöt - kokousasiakirjat liitteineen siltä osin, kuin ne ovat julkisia - ohjeet jäseneksi haluaville (sis. rekisteriseloste) 6 § Muut esille tulevat asiat Muita asioita ei tullut esille. 7 § Kokouksen päättäminen Matti Katila päätti kokouksen kello 15:23. Tarkastettu ja hyväksytty hallituksen kokouksessa 25.4.2005. MATTI KATILA ANTTI-JUHANI KAIJANAHO Matti Katila Antti-Juhani Kaijanaho puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä LIITE 1: Vahvistettu rekisteriseloste The Fenfire Foundation REKISTERISELOSTE Henkilötietolaki 10 § 23.3.2005 1. Rekisterinpitäjä The Fenfire Foundation (yhdistys, rekisteröinti vireillä) Yhteystiedot c/o Antti-Juhani Kaijanaho Helokantie 1 A 16 40640 JYVÄSKYLÄ puh. 040 571 6536 2. Rekisteriasioista Antti-Juhani Kaijanaho vastaava henkilö Helokantie 1 A 16 40640 JYVÄSKYLÄ puh. 040 571 6536 3. Rekisterin nimi Jäsenluettelo 4. Henkilötietojen Rekisteri on yhdistyksen lakisääteinen jäsenluettelo käsittelyn (Yhdistyslaki 11 §) sekä sisältää jäsensuhteen tarkoitus hoitamisessa tarvittavia tietoja jäsenistä. 5. Rekisterin * yksilöivä jäsentunnus (ei henkilötunnus eikä tietosisältö y-tunnus) * jäsenen täydellinen nimi (Yhdistyslaki 11 §) * jäsenen nimi siinä muodossa, jota jäsen itse haluaa siitä käytettävän (arkinimi) * jäsenen kotipaikka (Yhdistyslaki 11 §) * jäsenen postiosoite * jäsenen sähköpostiosoite (ei pakollinen) * jäsenyyden alkamispäivä * tieto jäsenen maksamasta liittymismaksusta (kirjanpidon tositenumero tai tieto, että liittymismaksu oli liittymisvuonna 0 euroa) * tieto jäsenen maksamista jäsenmaksuista (kustakin kirjanpidon tositenumero tai tieto, että jäsenmaksu oli kyseisenä vuonna 0 euroa, sekä tieto siitä, minkä vuoden maksu on kyseessä) 6. Säännönmukaiset Maksutiedot saadaan kirjanpidosta, jäsenyyden tietolähteet alkamispäivä hallituksen pöytäkirjoista, muut tiedot jäseneltä itseltään. Jäsentunnus luodaan, kun jäsen hyväksytään jäseneksi. 7. Säännönmukaiset Kaikilla jäsenillä on oikeus nähdä kaikkien jäsenten tietojen jäsenluettelotiedot (täydellinen nimi ja kotipaikka). luovutukset ja Tietoja ei muutoin luovutetan eikä siirretä EU:n tai tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle. EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 8. Rekisterin Rekisterin tiedot on suojatuu asiattomalta suojauksen katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. periaatteet Suojaus perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja käyttöoikeuksien rajaukseen. Tietojen katselu- ja muuttamisoikeudet on rajattu, tietojen muuttaminen kirjataan. Tietojen häviämättömyydestä huolehditaan varmuuskopioilla ja fyysisillä turvamenettelyillä. LIITE 2: Ohjeet jäseneksi haluaville (suomeksi ja englanniksi) The Fenfire Foundation on suomalainen yhdistys (rekisteröinti vireillä), jonka tarkoituksena on edistää teknisiä tiedonhallintamenetelmiä. The Fenfire Foundationin jäsenet ovat yksityisiä henkilöitä. Jäsenille ei ole asetettu muodollisia kelpoisuusvaatimuksia, mutta jokainen jäseneksi haluavan kelpoisuus harkitaan erikseen. Päätöksen jäseneksi hyväksymisestä tekee yhdistyksen hallitus. Jäsenellä on lakisääteisiä ja sääntömääräisiä oikeuksia. Tärkein niistä on äänioikeus yhdistyksen kokouksissa, jotka ovat yhdistyksen ylin päättävä elin. Kerran vuodessa järjestettävässä syyskokouksessa valitaan yhdistyksen hallitus, jolla on yhdistyksessä toimeenpanovalta, ja tilintarkastajat, jotka jäsenistön edustajina tarkastavat yhdistyksen hallinnon ja talouden ja laativat niistä raportin joka vuosi järjestettävälle syyskokoukselle. Jäsenellä on velvollisuus maksaa syyskokouksen määräämä liittymismaksu ja vuotuinen jäsenmaksu. Vuonna 2005 liittymismaksu on 0 euroa ja jäsenmaksu 10 euroa. Maksut suoritetaan rahastonhoitajalle (tällä hetkellä Antti-Juhani Kaijanaho) käteisellä jäseneksi hyväksymisen jälkeen. Jos käteissuoritus ei onnistu, voidaan vaihtoehtoisesta maksujärjestelystä sopia. The Fenfire Foundationin jäseneksi haluavan tulee ilmoittaa aikomuksestaan liittyä yhdistyksen jäseneksi. Ilmoituksen tulee olla kirjallinen (sähköposti käy) ja eksplisiittinen. Ilmoitukseen tulee liittää jäseneksi haluavan täydellinen nimi, arkinimi, kotipaikka sekä yhteystiedot (postiosoite ja mahdollinen sähköpostiosoite). Siinä tulee myös mainita, että jäseneksi haluava hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen. Ilmoitus osoitetaan yhdistyksen hallitukselle ja lähetetään jäsensihteerille osoitteeseen The Fenfire Foundation / hallitus c/o Antti-Juhani Kaijanaho Helokantie 1 A 16 40640 JYVÄSKYLÄ tai sähköpostilla osoitteeseen antti-juhani@kaijanaho.info (otsikossa mainittava sanat Fenfire Foundation). Puutteellisen ilmoituksen perusteella ei jäsenyyttä voida antaa. Seuraavaa mallia voi käyttää apuna ilmoitusta laadittaessa: 8<-- From: Matti Meikäläinen Subject: Jäseneksi The Fenfire Foundationiin To: antti-juhani@kaijanaho.info The Fenfire Foundationin hallitukselle Hyväksyn The Fenfire Foundationin tarkoituksen ja haluan liittyä sen jäseneksi. Yhteystietoni ovat: Matti Meikäläinen Mallikuja 42 42100 JÄMSÄ matti.meikalainen@example.com Koko nimeni on Matti Teuvo Meikäläinen ja kotipaikkani on Jämsä. Arkikäytössä pyydän käyttämään nimeäni muodossa Matti Meikäläinen. 8<-- *** The Fenfire Foundation is a Finnish not-for-profit association (incorporation in progress), whose purpose is to further technical means of managing information. Members of the Foundation are all individual persons. There are no formal qualifications for membership, but each member candidate is evaluated individually by the executive committee, who makes the final decision on whether a candidate is admitted to the membership. Members have statutory and regular privileges, thee most important of which is a vote in general meetings of the Foundation, the organ exercising supreme authority in the Foundation. An annual Fall Meeting elects the Executive Committee, which exercises executive authority in the Foundation, as well as the Auditors who audit the administration and finances of the Foundation as the membership's representatives. The auditors present their report to each annual Spring Meeting. A member is obliged to pay a one-time admittance fee and an annual membership fee, both set at the previous Fall meeting. In 2005, the admittance fee is nought, and the membership fee is 10 euros. The fees are payable by cash to the Treasurer (currently Antti-Juhani Kaijanaho) after admittance to the membership. If cash payment is inconvenient, alternate arrangements can be negotiated. One who wishes to become a member of the Foundation must inform the Foundation of this wish. The notice must be in writing (an email is acceptable) and explicit. The notice must include the candidate's full official name, a casual name to be used in correspondence, the official place of residence, and contact information (a postal address and an email address, if available). The notice must also include a statement from the candidate that he or she approves of the purpose of the Foundation. The notice is addressed to the executive committee and mailed to the secretary in charge of membership at The Fenfire Foundation / Executive Committee c/o Antti-Juhani Kaijanaho Helokantie 1 A 16 40640 JYVÄSKYLÄ FINLAND or emailed to antti-juhani@kaijanaho.info (subject should include the words The Fenfire Foundation). A candidate cannot be admitted to the membership if the notice is incomplete. The following sample may be useful in crafting the notice: 8<-- From: John Smith Subject: Becoming a member in The Fenfire Foundation To: antti-juhani@kaijanaho.info To the Executive Committee of The Fenfire Foundation I approve of The Fenfire Foundation's purpose and herewith seek membership in it. My contact information: Mr. John Smith 42 Example Drive Cabot Cove, ME 52110 USA john.smith@example.com My full official name is Jonathan Barksdale Smith and my official place of residence is Cabot Cove, Maine, the United States of America. For casual use of my name I recommend the form John Smith. 8<--